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包头文档管理原则
包头文档管理原则

time:2020-08-04 12:46:03

author:重庆佰鼎科技有限公司

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本文由重庆佰鼎科技有限公司提供,重点介绍了文档管理原则相关内容。重庆佰鼎科技有限公司专业提供深圳文档管理,文档模板管理,文档管理编号等多项产品服务。公司产品服务因高质量,低价格等优势,获得行业内一致认可,获得了客户的一致好评。

文档管理原则目录

为什么要构建文件管理体系第一个关键词 :秩序第二个关键词:容灾第三个关键词:同步Windows 系统中重点整理的几个地方后记计算机时代,文件管理是任何人都绕不过去的槛。如何有效地管理文件,以此提升工作效率,是每个人都应该重视的问题。本文旨在分享笔者在个人文件管理上的思路。文件管理,本质上是文件的整理排序、备份保存和同步分享。因此,在我的个人文件管理体系构建思路中,三个重要关键词就是:秩序、容灾(安全)和同步。

为什么要构建文件管理体系

文件,实际上就是计算机系统中,用户的程序和数据。它是每个用户的数字资产。对于个人专有的数据,是每个人的无价之宝。一套成熟的个人文件管理体系,能帮助用户容易查找、方便分享、妥善保存。只有在这样的体系下,才能言及提高效率,并且在关键时刻保护数据避免损失。

有人说,人的一生要浪费三分之一的时间在寻寻觅觅上。如果文件管理混乱,检索文件会耗费大量时间。人生有无数可能,去写作、去旅行、去拍照,不要浪费时间在找文件上。

举个情境例子。度假时,接到上级通知,需要对文章进行修改,并交 BOSS 审阅后发布。这是工作中十分常见的情境。现在假设用户 A,有自己的一套文件管理体系,文件有序、保管妥善、同步高效。用户 B,没有建立文件管理体系,文件存放混乱、保管也很随意,也没有做好文件同步。我们来模拟一下两人实现如上情境的工作流程。

用户 A,回到酒店,打开电脑,登录网页版云端,下载文章,修改好,上传文章。致电 BOSS 秘书:请打开我的电脑,在 X 盘、Y 目录、Z 子目录下,找到修改好的名为 XYZ 文章,打印交 BOSS 审阅。审阅完毕后,将 BOSS 批注的文档放回 Z 子目录。用户 A 同步后,检查后发布。用户 B,回到酒店,致电 BOSS 秘书,请你打开电脑,在这里找文章……没有找到?可能在那里里……如此交流十五分钟、遍历数个文件夹目录后终于找到文章,请秘书电邮,修改后电邮回复,请秘书打印,交 BOSS 审阅,回传文章,检查发布。在这两个截然不同的流程中,可以很轻松地发现:用户 A,前后秘书只执行了打印、交审阅的工作步骤,整个工作流程井然有序,并且不容易出错;而用户 B,秘书执行了被遥控查找文件、邮件来回、打印、交 BOSS 审阅共5个步骤,而且遥控查找文件环节和电邮来回环节,极易因意外出错。

所以,一个成熟的文件管理体系,不论是之于自己提高效率、还是之于同事朋友节省时间,都有十分可观的收益。如果你还没有构建起自己的文件管理体系,不如参考这篇文章,结合个人实际,从现在起,就开始培养好习惯,做好文件管理,提高工作效率。

第一个关键词 :秩序

秩序,顾名思义,就是文件的分类、命名和归档。如果将整个文件管理体系形容为一个圆,那么秩序一定占据了半个圆,容灾和同步占据另外半个圆。

在正式构建文件管理体系的秩序之前,需要了解两个文件管理的思路。

第一种思路是:InBox → 归档。这个思路是借鉴的 Gmail 的邮件归档。意思是,所有的未处理文件,都统一存放在 Inbox 里,文件处理完毕后,按照文件类型、文件重要性等规则,各归各家,移动到相应的归档目录中。第二种思路是:生产 → 归档。这个思路的意思是,在各个分类目录中直接创建文件。在文件产生之时,就是分类归档状态。两种思路都是有效的文件管理方式。可根据自己的习惯选择也可以结合在一起使用。

文件分类

文件分类的重要原则:区分大类,放弃小类。通俗的解释就是:不要丢了西瓜捡芝麻。

人的精力是有限的,刻意追求文件的细致分类,不仅提高了归档流程的复杂程度,也提高了查找文件流程的复杂程度,对于重要文件的容灾备份,在细致分类下也很难完成,这与本文提高效率节省时间精力的主旨明显背道而驰。

在 Windows 系统中,给出的默认文件分类,其实就很适合大多数人:Document / Picture / Video / Music / Desktop / Download / application。我在这个基础上,做了一些修改。

如上图。区分大类很容易理解。放弃小类是什么意思呢?比如一般人划分到音乐这一类之后,就不需要再分类了。如果是音乐爱好者,则可以在音乐下再分出男歌手、女歌手,摇滚、乡村等等子类别。电影同理。

这是个人的文件分类。每个人的工作内容不同,同样需要对工作文件进行分而类。比如:调研报告、客户需求、结案报告、会议纪要、差旅报销单据、表本簿册等等分类。根据实际需要进行分类。

目录结构

实际上,目录结构大体上等同于文件分类。但和具体的文件分类有一些区别。如果说文件分类像是挑挑拣拣,目录结构就是分门别类。

构建良好、和谐、有序的目录结构

两条重要的基础原则:

通用性:目录结构要符合大众的认知,自己能看懂,别人也要能看懂。可扩展性:即使是同一个人每个阶段的兴趣爱好、学习计划等等都不尽相同。目录结构必须能够随时扩展,以适应新的需求。使用同一个维度对目录进行分类

对目录的分类,是为了让整棵目录树更符合人类的逻辑思维。逻辑思维的方法通常是:

分析与综合;分类与比较;归纳与演绎;抽象与概括。将逻辑思维运用在文件分类上,就是先分析分类后归纳概括:

分析分类:分析文件属性,确定它们的分类;归纳概括:将属性相同的文件,放入类目目录。那么,如何分析文件属性,进行分类归纳呢?如果引入MECE分析法就很容易理解了。

MECE 分析法(Mutually Exclusive Collectively Exhaustive),中文意思是「相互独立,完全穷尽」。 也就是对于一个重大的议题,能够做到不重叠、不遗漏的分类,而且能够借此有效把握问题的核心,并解决问题的方法。

「相互独立(ME)」意味着问题的细分是在同一维度上并有明确区分、不可重迭的,「完全穷尽(CE)」 则意味着全面、周密。

举个例子,比如音乐分类,按歌手性别分为男歌手和女歌手,是 MECE 的;按音乐类别分为摇滚、爵士、民谣等等,也是 MECE 的;按语言分为外语、粤语、闽南语等等,也是 MECE 的;按地理位置分为欧美、日本、港澳、台湾、内地也是 MECE 的。但如果你分为流行、经典、网络、KTV、汽车这样的,分类即会有遗漏,也会有重复,就非 MECE 了。所以,目录,一定要在相同的维度上分类,有时候,我们的分类可能无法做到完全穷尽,也一定要保证做到相互独立。否则,随着时间的推移,你一定会陷入一个文件不知归类到哪个目录合适的窘境。

按照一些文件不同的属性构建不同的目录树

上文对文件进行的分类,经过分析,会发现每种文件都有自己相对更突出的属性。比如文档、照片、财报,有更强的时间属性,那么我们就可以构建一棵以时间为父目录的目录树,存放这类文件;比如素材、媒体文件,有更强的类目属性,那么我们就可以构建一棵以类目为父目录的目录树,用以存放这类文件。

这样做的好处是,具备比较好的可扩展性。照片、文档我们就按年为单位不断扩展下去,保留最新3年,旧的存档就可以了。素材和媒体文件,则是属于任何时间都可能需要用到,且无所谓创建时间的文件,就按类别不断积累就可以了。

目录结构分类的其他原则

目录层数尽可能少,一般来说,父子孙三级目录就够用了。层级越多,检索文件时需要遍历的文件夹就越多,花费的时间也越多。某个类别的常用目录应该适当提高目录层级的权重。利用 InBox → 归档的思路,创建 InBox 目录,存放不能及时整理归档,或者暂时不知如何分类的临时文件。文件命名

未经命名的文件毫无意义文档管理原则

在文件管理体系中,文件命名是十分重要的一个环节。未经命名的文件是没有意义的。就好比天文学中,每一颗被人类发现的天体,都会被命名。那些没被命名的天体都是没有被发现的,对于人类的认知来说,就是不存在和没有意义的。

像 xn_483784@596w_1l.jpg、J0UPIHT2R.doc 这样的文件,在文件管理体系中,就是毫无意义的。因为你即无法通过文件名知道文件的大体内容,也无法通过搜索应用来找到它。所以,文件命名就像是为文件进行编码,用语言、数字和符号,来赋予文件名意义。

所以,对文件命名的指导思想就是:将文件内容反映在文件名上,为文件赋予意义。

文件命名的规范

唯一且格式统一:唯一很好理解,任一文件不应该重名;格式统一则是需要建立一套统一的命名规则。比如,命名规则为:人物-事件-地点-时间-描述-序列号。人物:就是文件的所属人或描述的主体。事件:就是文件主体名称,描述文件是什么或者文件记录的是什么。地点:文件创建的地点或者描述的地点。时间:文件创建的时间或者描述的时间。描述:对文件内容的附加描述。序列号:版本号、序号。举例来说,张三_年度_财务报表_1.2.xlsx,2019 是指文件描述的时间;张三是文件的所属人;财务报表是事件,说明文件记录的是什么;年度则是附加描述,说明这是年度报表而不是季度或月报表;1.2 则是文件的序列号,说明这是第三个修改版本。再举例来说,张三_厦门_家庭旅游_001.jpg,时间、谁、在哪里、干什么、编号。张三_广告策划_简历.doc,谁、附加描述、是什么。上述例子中的下划线,在实际情况下是没有必要的,这里仅做方便说明分隔之用。如果需要分隔文件名的关键词,用下划线,而不是空格。如果需要以英文字母命名,使用小写字母,而不是大小写混用。在文件名末尾引入文件版本管理和文件编号。不同场景不同需求,灵活运用规则进行命名。比如从同事处接收的文档,就保持源文件名,这样能够方便协同工作。利用工具辅助文件管理

在文件分类、文件管理、文件检索三个方面,分别分享一个我认为最好的应用。这里有前人总结和分享的教程,就不再赘述了。

利用 DropIt 自动分类归档文件

DropIt,是一个指定好文件分类规则,就可以帮助用户自动将文件按既定规则分门别类归档入设定好的文件夹的应用。这对于有着「InBox → 归档」习惯的用户来说,简直是量身定做,一劳永逸。

用 DropIt 打造全自动的 Windows 文件管理体系

利用 Total Commander 协助文件管理

Total Commander,简称 TC,是一个老牌的双窗口第三方文件管理器。它的特点是,只要你学会并且习惯了之后,你所有的文件操作,几乎都可以通过键盘完成,无需用到鼠标。操作直觉、快捷、精准,一旦上手,就再也回不去简陋的 Windows 资源管理器了。

Total Commander 系列教程:TC 学堂

利用 Listary 快速检索文件

检索文件方面,我认为 Listary 相比于 Everything 更加适合参与到文件管理体系中来。

最佳第三方快速启动工具 Listary

第二个关键词:容灾

容灾,就是文件的存档和资料数据的保存、备份,并且通过部署,在「意外」出现后,能迅速恢复。

在文件管理体系中,引入「容灾」的概念,似乎有些沉重了。但对于无价的数据来说,再沉重也远远好过丢失。

对文件资料进行重要性分类

在部署文件系统的容灾备份前,首先要做的是本文第一部分的内容。你的文件,首先是要有秩序的。然后,再对文件数据进行一次「重要性分类」。

重要 独有:个人照片及视频,文章及素材;笔记及日记;财务报表……这类属于个人的核心资料,是必须确保万无一失的。不重要 独有:一些稀奇古怪不知是否重要的个人资料。(按照资源论来说,越稀缺越重要,所以,独有的通常是重要的。但就个人经验来看,每个人都或多或少会有一些这类文件。所以,虽然这样分类可能有待商榷,但姑且还是分一类。)重要 非独有:主要是工作文档,比如工作中和同事协同创作的文章、代码等等。你有一份,同事也有一份。这类资料,虽然丢失后花费一定代价可以找回,但也应做好同步备份。不重要 非独有:一切网上能下载到的音乐、电影、图片、软件……这类属于可有可无的资料,即时丢失,也能重新找回。文件保存的几个方案

文件保存,依旧要遇到永恒的逻辑对立问题:可靠性和代价的对立。代价包含:金钱、时间、精力。比如下表:

冷盘指的是,磁盘插电存储好数据后,断电妥善保存。冷盘不是指的移动硬盘;但移动硬盘可以充当冷盘。热盘指的是,长期插电使用的磁盘。比如电脑中的磁盘,长期插电使用的硬盘。家庭 NAS 和本地热盘不同的在于,家庭 NAS 是多块热盘的阵列。根据阵列的不同,可靠性和代价成正比。异地指的是,将存储好的冷盘在异地存放。本地指的是,磁盘在本地存放。首先,根据文件的重要性,选择高可靠的方式保存。比如,对于核心数据文件,需要在异地冷盘、本地冷盘、NAS、热盘中都留有一份存档。

然后按照文件的常用性,选择方便易用的方式保存。

其实,综合上表,大家其实能够发现,又可靠又方便的文件保存方式,就是 NAS。最大的问题,在于金钱的代价。NAS 要获得更高的可靠性,往往要付出成倍的金钱。

在经济允许的情况下,非常推荐家庭 NAS 的文件保存方案。经济条件不允许的情况下,使用复数张移动硬盘,充当本地冷盘保存文件,也能获得很高的可靠性和较高的易用性。

组建家庭 NAS ,恰好同期少数派有一篇精选文章,讲得十分透彻,感兴趣得朋友可以在这里 群晖 NAS 选购 & 入门指南:动手打造自己的家庭数据中心 阅读参考。

关于 NAS 如何获得较高可靠性和磁盘阵列就不在本文讨论范围。感兴趣的朋友自行搜索或参考 RAID 磁盘阵列是什么。

磁盘的健康管理

重要文件存在磁盘里。重要文件是无价的。得出结论,磁盘是无价的。

磁盘无价,健康管理就显得尤为重要。那么如何判断磁盘是否健康?

一般情况下,一块磁盘的寿命在 3 至 5 年之间。极端的也偶尔有 10 年内不坏的,也偶尔有 6 月就报销的。根据使用强度,磁盘寿命也有会比较明显的变化。

磁盘寿命终了前,通常会有一些征兆,此时就要高度注意了。当然,更多的时候是没有征兆直接挂掉。这也是容灾管理的重要性所在。

电脑使用时频繁蓝屏,并且错误代码与磁盘有关。磁盘异响。读写文件出现明显延迟。比如复制文件时出现「冗余错误」。文件莫名丢失或损坏。不限于如上现象。只要磁盘出现异于通常情况的现象,都要引起重视。

一些值得注意的方面:

重要文件不要长期存放在 U 盘里。U 盘的损坏率非常高。一定要将 U 盘中的文件及时备份。存储卡同理。插电状态的移动硬盘一旦跌落:立即标记它的健康状况下降一个级别,并且立即备份里面的文件。不能再用来充当本地冷盘。不能再长期存放重要文件。如果使用移动硬盘充当本地冷盘,除了备份和恢复时,不要插电使用。另外,虽然用处不大,但定期使用 HD Tune、DiskGenius 等等应用查看磁盘状况,对于提前感知磁盘的问题还是有所裨益的。

总结来说,就是,善待磁盘,它也会善待你。

第三个关键词:同步

同步,就是利用网络云存储,对文件实现不同电脑间的同步更新,使其一致化、统一化。文件的同步,对于提高工作效率有着十分重要的意义。

需要同步的文件,大多数是使用频次高的文件。

哪些文件适合同步

需要即时更新的文件。例如正在处理中的文档、写作到一半的文章、处理到一半的 .PSD 文件……某些应用的数据库文件。例如 KeePass 的数据库文件,通过同步,可以实现多台电脑密码管理的统一、一致。需要分享的文件。例如家庭生活照片、朋友聚会照片……需要协同处理的文件。例如家庭财务报表、团队协作的代码、头脑风暴的纪录、会议纪要、思维导图……涉及隐私的文件一定要引入加密

同步文件,自然是存储在第三方云里。既然是第三方,则必须遵循不可信原则。不可信并非完全不相信,而是保持审慎的态度、有保留地相信。

那么,对于一些涉及隐私,但又有同步需求的文件,比如家庭财务报表、生活照片等。对于同步的文件,类似于 Verarypt 这样创建虚拟盘符的加密应用是不太合适了。

使用 Encrypto 对文件进行加密

Encrypto 是一款功能简单易用、安全性高且界面精致的跨平台文件加密应用,支持 Windows 与 macOS 系统,完全免费。

Encrypto 使用了高强度 AES-256 加密算法,这是目前密码学上最流行的算法之一,广泛应用在军事领域,文件被破解的可能性几乎为零,安全性极高。

采用了 AES-256 加密算法的应用包括: 1Password、KeePass、LastPass,以及上文提到的 VeraCrypt。

Encrypto 使用非常简单。通过 Encrypto 加密后的文件会变成一个以 .crypto 为后缀的单文件。解密也非常简单,正确输入密码,文件就被还原。

重点在于,跨平台。Win 或 Mac 版 Encrypto 都能解密 .crypto 文件。

使用 7-Zip 对文件进行加密

不想额外使用加密应用?7-Zip 是几乎人人都会使用的压缩应用。

右键需要加密的文件,选择 7-Zip 压缩,选取 Zip 格式和 AES-256 加密方式,输入密码,压缩后就是一个加密的压缩包。解密就是解压。

十分简单直觉。

同步应用的选择

做好了一切准备。文件应该同步到哪里比较好呢?目前国内的网络环境,因为众所周知的原因,可选的同步应用不多。

首选的第三方云,应该是 坚果云。

坚果云的同步逻辑是,使用专有同步文件夹,同步该文件夹内的所有文件。因此,我们在坚果云专有文件夹中,构建一个符合规范的目录结构,就可以实现同步文件的无缝迁移了。

坚果云免费版的空间逻辑和其他云不一样,它没有具体的空间大小,而是通过时限流量来限制。每个月有 1G 的上传流量和 3G 的下载流量。流量用完,同步停止,待时限刷新后,继续同步。付费也不贵,专业版年付 199.9 元,就可以额外增加 42G 空间。如果需要更大空间,高级专业版 399.9 元增加到 96G 空间。对于同步文件而言。42G 空间甚至免费版,都已经足够普通人使用了。

坚果云作为国内深耕云存储的厂商,在各种云盘疯狂送容量抢客户的风口浪尖,依旧踏踏实实地做好本分,提供稳定的云同步服务。相比于百度云这种大家基本当作仓库的云来说,坚果云的确是为数不多,适合个人文件系统云同步的应用。

当然,如果网络「足够好」,选用微软的 OneDrive 也是十分不错的选择。

Windows 系统中重点整理的几个地方

Windows 系统的文件体系,实际是拟物化的。比如电脑桌面,就像办公桌面;文件夹,就像文件柜。所以,通常我们整理房间,需要重点整理的地方,就是 Windows 系统中需要重点整理的地方。

桌面(Desktop)

桌面整理的两个思路

按照类别整理:这个很好理解,在桌面划分若干区域,分别定义不同的分类,将相应的文件放入不同的区域中去。按照象限管理术整理在桌面划分四个象限(区域),分别定义为正在处理、常用、择日处理、临时保存。当然,也可以采用 InBox → 处理中 → 归档思路,划分三个象限,分别定义为 InBox、Doing、Done。利用 Fences 实现桌面管理

Fences 是桌面管理应用当中的佼佼者。它可以帮助我们在桌面划分出相应的区域。并为每个区域设定规则。每一个发送到桌面的文件,都会按照既定的规则,归纳到相应的区域中去。简直是效率神器。

好的应用,总是有前人分享。具体使用教程,参见让你的桌面不再一团糟,Windows 桌面整理工具:Fences。

个人下载文件夹(X:Downloads)

个人下载文件夹,也是 Windows 系统文件体系中,特别容易混乱的地方。

其实,很多下载应用,都已经帮我们做好了整理工作。以 Internet Download Manager 为例。打开选项保存至选项卡。在分类下拉菜单中,首先对「常规」类目,指定文件夹到 X:Downloads。然后分别为不同类目的文件指定文件夹。比如音乐指定到 X:Downloads/Music,并为其设定规则,例如将下列类型的文件自动放入该文件夹:mp3 wav wma。这样,今后下载 .mp3 文件的时候,就会自动归类到这个文件夹下。

指定完毕后,X:Downloads 下的分类目录树也完成了。也可以根据个人需要,增加一些分类和文件夹。在实际下载时,如果没有相应的规则定义该文件该自动放入哪个文件夹,手动选择分类即可。

其他容易混乱的地方文档管理原则

我的文档(My Documents)系统中用户的文件夹(X:Documents and Settings/XXX)这些,就利用上文给出的各种解决方案和思路,灵活地整理整齐吧。

后记

当我定下这个选题的时候,我还是信心满满的。但当我做好思维导图之后,我有点后悔了:这是给自己刨了个多大的坑啊?道路千万条,避坑第一条,写文不避坑,十指两行泪。但自己刨下的坑,跪着也要填完。写完了,回看一番,诸多不满意的地方。

比如,照片管理的部分,舍掉了;磁盘管理的部分,舍掉了一些内容;分享章节,舍掉了照片分享的内容和利用第三方云分享与协同工作的内容。还有比较重要的,习惯上的养成,在文章中的体现太少了。

或许,我会对这篇文章保持更新,希望将来能补充完整的内容。如果这篇文章能给你带来一些习惯上的改变,并且稍稍提高了一点你的效率,都会是我莫大的荣幸。

最后,是这篇文章的思维导图,希望能为大家提供思路。同时,欢迎收藏,欢迎讨论,共同进步。

本文思维导图另外,本人鼓捣了一个微信公众号(lifezine),会集中发布各平台的原创文章。内容包括数字生活、效率工作、摄影技巧等等方面。欢迎关注。

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